Règlement intérieur / Charte de l’espace

Acceptation préalable

L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement. Le règlement est modifiable « sans préavis » sur les suggestions des adhérents et après validation par le CA.

Tout manquement ou non respect du règlement peut entraîner une exclusion immédiate de l’espace de coworking et des locaux de Blida, ainsi qu’une destitution du statut de membre de l’association sans préavis par décision du CA.

L’association se réserve également le droit de refuser l’accès à toute personne dont la nature de l’activité ne serait pas ou plus compatible avec le fonctionnement global de l’espace. Il en est de même pour les activités ne répondant plus au projet associatif de l’association.
Un remboursement serait alors effectué au prorata de sa consommation.

Grille tarifaire

  • Accès à l’espace :
    • la journée (1 ticket) : 9 €
    • 10 tickets : 60 €
    • temps plein : 60 € / mois
  • Donne accès aux diffèrent espaces de travail, de partage entre coworkers et à la salle de réunion, selon les modalités définies plus loin dans ce document.
  • Tous ces tarifs s’entendent par personne. Il n’y a pas de tarif de groupe.

Les achats sont nominatifs, incessibles et non remboursables. L’accès à l’espace est conditionné par un solde positif de tickets ou un abonnement au mois en cours de validité.

Il est possible d’utiliser des ½ tickets. Par exemple : deux heures de présences sur deux après-midi comptent pour un ticket.

Ces différents accès donnent des droits aux personnes, mais aussi des devoirs exprimés ci-après.

Utilisation de l’espace et des services associés

Il n’y a pas de préposé au ménage : c’est l’affaire de tous les coworkers.

Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’espace sont responsables du comportement de ceux-ci.

  • État et entretien des locaux

Le coworker s’engage à laisser son bureau et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible.

Les postes de travail n’étant pas privatifs, le coworker ne peut stocker dans l’espace ses effets personnels et/ou son matériel professionnel.

Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel expressément mis à disposition à cet effet.

Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés.

  • Gestion des présences

Le décompte des présences est basé sur un outil informatique détectant les machines des coworkers sur le réseau du coworking. Le coworker doit donc exclusivement utiliser le réseau du coworking et communiquer à l’association l’adresse physique de la carte réseau qu’il utilise pour s’y connecter. Notamment, les changements d’ordinateur doivent être notifiés.

  • Réseau informatique

Le coworker s’engage à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers. Un usage illicite ou non équitable de la bande passante pourra entraîner des sanctions si les rappels à l’ordre qui en découlerait n’étaient pas suivis d’effet.

  • Café, thé, tisanes, etc…

Une machine à café à dosettes et une bouilloire électrique sont à disposition des coworkers. Leur entretien sont à la charge des coworkers. L’association fournit les consommables, mais il est conseillé de contribuer financièrement via la cagnotte.

Les déchets issus de ces usages sont à trier comme les autres, suivant leur destination.

  • Imprimante

Un usage ponctuel et modéré de l’imprimante mise à disposition est proposé aux coworkers. Un fair-use de 30 pages par mois est octroyé.

Dans le cas de la nécessité d’usage plus intensif, vous devrez le signaler à l’association. Une participation sera alors demandée au coworker qui en exprimerait le besoin, et ce de manière à couvrir les consommables utilisés.

Dans tous les cas, l’usage de l’imprimante se fera de manière raisonnée en évitant tout gaspillage.

  • Fermeture

Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre les lumières et fermer les portes à clé lorqu’il quitte l’espace. Il en est de même pour la salle d’appel (pièce aveugle située à l’entrée de l’espace de coworking).

  • Adresse de TCRM-Blida

Il est interdit d’utiliser l’adresse postale du Coworking sur un support de communication (par exemple sur son site internet), à moins bien évidemment de disposer d’un contrat de domiciliation commerciale avec Metz Technopôle.

Néanmoins, pour communiquer l’adresse de l’espace de coworking, il est possible d’utiliser la formulation suivante (sur son site internet, en pied de mail, etc.) :
“Me rencontrer à l’espace de coworking Le Poulailler :
7, avenue de Blida – 57000 Metz
Uniquement sur RDV”

Respect des personnes et des lieux

Le coworker s’engage à se comporter avec politesse et courtoisie.

Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente, avec une hygiène corporelle et vestimentaire acceptable et à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace de coworking et de TCRM-Blida. Le coworking n’est pas un moyen d’entrer à TCRM-Blida et ne donne pas le droit d’y circuler.

L’espace de coworking n’est pas un lieu de démarchage ou de prospection.

  • Discussions

Le coworker s’engage à rester le plus discret possible dans les deux open spaces et à maintenir un niveau sonore faible et favorable à la concentration des autres coworkers. Les discussions ne doivent pas s’éterniser.

  • Téléphone

Les téléphones doivent impérativement fonctionner en mode discret ou sur vibreur.

Privilégier les appels téléphoniques à l’extérieur de l’open space : la salle de réunion, la salle d’appel, le patio, la racine, la terrasse… sont prévus à cet effet.

La prise d’appel est autorisé dans l’open space le temps de quitter l’espace pour continuer sa conversation.

  • Notifications et sons divers

Les sons émanant des postes informatiques sont également à proscrire (mails, skype, vidéo…).

L’utilisation de casques est conseillée et doit se faire dans un volume respectueux de l’environnement proche.

  • Nourriture, boisson et alcool

Pour conserver un état de propreté maximal de l’espace de coworking, il n’est pas autorisé de manger dans l’espace de coworking. Une cantine prévue à cet effet est disponible dans le bâtiment.

La consommation de boisson est bien évidemment acceptée à condition de laisser les installations propres. S’assurer cependant de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents.

La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par l’association.

  • Tabac et vapotage

L’espace de coworking tout comme l’ensemble des bâtiments du site de TCRM-Blida est entièrement non fumeur (en application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif). Le vapotage n’est pas toléré.

  • Déchets

Un système de tri sélectif est en place dans l’espace de coworking et sur le site TCRM-Blida. Veiller à respecter les consignes indiquées aux points de collecte.

  • Animaux

Les animaux ne sont pas acceptés dans l’espace de coworking.

  • Assurances des biens et des personnes

Le matériel laissé à l’espace de coworking est sous la responsabilité de son propriétaire.

L’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation.

Accès à la salle de réunion

La réservation de la salle de réunion est possible après avoir coworké 10 journées entières au cours des 2 derniers mois (J-60), dans la proportion suivante : une journée de présence donne droit à une heure de réservation.

Lorsqu’un coworker accueille occasionnellement des invités dans la salle de réunion, ceux-ci n’ont pas forcément à adhérer à l’association, ni à payer de ticket de présence ou d’abonnement pour cette réunion.

Si le coworker n’a pas acheté de pack réunion, ses invités doivent contribuer financièrement à la cagnotte dès qu’ils consomment du café, du thé ou de la tisane.

Lorsque le coworker accueille un public extérieur, il s’engage à les accueillir et les prendre en charge de manière à ce que rien ne vienne perturber le calme ou l’organisation de l’espace de coworking et du site TCRM-Blida. Ces personnes sont sous l’entière responsabilité du coworker et doivent respecter ce présent règlement.

La salle de réunion doit rester une salle disponible et ne peut être utilisée comme un espace privatif de travail prolongé.

Afin de garantir une disponibilité la plus large possible à l’ensemble des coworkers, il n’est pas possible de réserver une salle de réunion deux jours consécutifs (exception faite d’événements partenaires). Les réservations longues sont à éviter autant que possible.

Il n’est pas possible de planifier des réunions récurrentes.

Lors d’une réservation de la salle, le coworker doit s’y tenir ou prévenir du changement de disponibilité dès que possible : une salle réservée qui reste vide est une salle qui aurait pu servir à un autre rendez-vous.

La salle de réunion n’est pas vouée à être louée à des sociétés ou des particuliers.

La salle de réunion doit rester prête à recevoir des visiteurs. Dans cet esprit, elle doit être maintenue dans un état de propreté et de rangement correct après son usage. Il est également conseillé de l’aérer quelques minutes.

Travailler en équipe

  • Généralités

L’espace de coworking est destiné à accueillir des personnes travaillant principalement et physiquement seules, telles que des indépendants ou des télé-travailleurs. Aussi, l’accès à l’espace de coworking pour les équipes est soumis aux règles exposées ci-après.

Par ailleurs, le Conseil d’Administration de l’association se réserve le droit de refuser ou d’exclure toute personne ou groupe de personnes n’entrant pas dans le cadre du projet associatif décrit dans les statuts.

  • Règles

L’espace est interdit aux équipes de plus de deux personnes travaillant pour la même structure, sauf exception et après demande formulée par écrit auprès du Conseil d’Administration et validée par celui-ci.

Il est interdit de travailler de façon permanente avec un collègue, en étant par exemple à deux sur le même bureau. De même, comme il est précisé dans le paragraphe Discussions de la partie “Respect des personnes et des lieux”, les coworkers s’engagent à rester le plus discret possible dans les open spaces. Il n’est donc pas possible d’entretenir une discussion prolongée, en dehors des espaces prévus à cet effet (salle d’appel, salle de réunion).

  • Stagiaires

Un stage peut se dérouler dans notre espace de coworking dans ces conditions :

  • L’entreprise paie pour l’abonnement ou les tickets du stagiaire.
  • L’encadrant de stage doit fréquenter régulièrement le coworking pendant la durée du stage.
  • Le stagiaire est un Coworker à part entière ce qui implique qu’il est soumis au même règlement intérieur du Coworking et à la charte d’utilisation de l’espace Coworking.
  • Au maximum, 2 stagiaires peuvent avoir le même référent de stage.
  • Au maximum, 5 stagiaires peuvent fréquenter l’espace de coworking en même temps (penser à anticiper)
  • Au maximum, un stagiaire peut faire 1 stage par an pour la même entreprise. Il n’est pas donc pas possible de cumuler plusieurs stages consécutivement.
  • Au maximum, 2 stagiaires peuvent être accueillis par la même entité sur 6 mois glissants.

Les stagiaires doivent présenter leur convention intégralement renseigné par l’ensemble des parties au plus tard au premier jour de stage.

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