Règlement intérieur – Charte de l’espace

Si vous lisez ces quelques lignes, c’est que vous avez ou allez rejoindre notre communauté, dans les deux cas, bienvenue au Poulailler !

Pour faciliter votre séjour, il nous paraît important de vous parler un peu de nous, de notre lieu, de nos valeurs et de ce que nous portons chaque jour, pour votre confort, en tant qu’équipe bénévole.

Nous sommes une association à but non lucratif, dont vous faites ou allez dorénavant faire partie en tant que membre adhérent, ce qui vous donne des droits, mais aussi des devoirs.

Nous donnons de notre temps et mobilisons nos compétences pour les autres, gratuitement, sans arrière-pensées. Nous n’attendons qu’un seul retour de votre part :

le respect du lieu que nous mettons à votre disposition, des gens qui le fréquentent et des règles que nous pensons être les meilleures pour faire en sorte que le plus grand nombre trouve sa place chez nous.

Au Poulailler, vous n’êtes pas usager d’un lieu, mais adhérent d’une association et de son projet. À ce titre, nous attendons de chacun qu’il participe à la vie, à l’entretien et au développement de notre espace de coworking.

Chacun a donc toute légitimité à se saisir du présent règlement, à l’appliquer et à le faire appliquer.

Nous ne sommes pas politisés, mais nous sommes militants :

• Nous militons chaque jour pour que chacun ait accès à notre espace à un tarif abordable, dans les meilleures conditions de confort et d’environnement.
• Nous militons chaque jour pour accueillir des indépendants, des télétravailleurs, des étudiants, des porteurs de projet, des personnes souhaitant se reconvertir ou en recherche d’emploi.
• Nous militons chaque jour pour fédérer une communauté ouverte et solidaire basée sur l’entraide et l’écoute mutuelle, quel que soit la provenance, le physique, la religion ou la couleur de peau.
• Nous militons chaque jour pour développer notre projet associatif dans un environnement stimulant auquel nous souhaitons prendre part et que nous souhaitons faire grandir par, avec, et grâce à nous tous.

Nous invitons donc nos membres à prendre connaissance de notre règlement intérieur et à le respecter autant que nous respectons et anticipons les besoins de chacun.

Notre espace est grand ouvert, et nous espérons vous y croiser, nombreux, et nombreuses, pendant encore très longtemps !

Make peace, love and work together
Le C.A. de l’Association Coworking Metz

Acceptation préalable

L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement. Le règlement est modifiable « sans préavis » sur les suggestions des adhérents et après validation par le CA.

Tout manquement ou non-respect du règlement peut entraîner une exclusion immédiate de l’espace de coworking et de l’enceinte de BLIIIDA, ainsi qu’une destitution du statut de membre de l’association sans préavis par décision du CA.

L’association se réserve également le droit de refuser l’accès à toute personne dont la nature de l’activité ne serait pas ou plus compatible avec le fonctionnement global de l’espace. Il en est de même pour les activités ne répondant plus au projet associatif de l’association.

Un remboursement serait alors effectué au prorata de la consommation (hors adhésion et carte d’accès).

Philosophie de l’espace

• Ouverture : Coworking Metz est un espace d’ouverture aux autres et a vocation à favoriser les échanges entre utilisateurs.
• Innovation : par ces échanges, l’espace de coworking contribue à l’émergence d’innovations technologiques et sociales.
• Coopération : les coworkers sont encouragés à coopérer le plus largement possible dans le cadre de leurs activités.

Accueil et visites

Toute personne souhaitant venir travailler et/ou découvrir l’espace de coworking doit se manifester au travers d’un rendez-vous pour visiter l’espace.

Il n’est pas possible d’inviter une connaissance à découvrir l’espace de coworking sans avoir, au préalable, signalé cette venue via un mail à l’association.

Adhésion

Toute personne souhaitant devenir coworker devra s’acquitter de l’adhésion qui s’élève à 10 € / an. Cette adhésion est obligatoire pour des questions d’assurance. Cette adhésion doit être reconduite chaque année civile. Les personnes démarrant après le 1er novembre de l’année en cours s’acquitterons, par anticipation, de l’adhésion pour l’année suivante.

Cette adhésion donne également droit de vote pour élire les membres du Conseil d’Administration et ouvre à l’éligibilité au Conseil d’Administration selon les conditions définies dans les statuts de l’Association Coworking Metz.

Carte d’accès

La carte d’accès est obligatoire pour tout coworker. Son montant s’élève à 6 €. En cas de perte de cette carte d’accès, il vous faudra nous en avertir afin de bloquer celle-ci. Dans ce cas présent, vous devrez passer commande d’une nouvelle carte d’accès.

Grille tarifaire

• Accès à l’espace :

  • 10 tickets : 60 €
  • temps plein : 60 € / mois

• Donne accès à l’espace de coworking, selon les modalités définies plus loin dans ce document.

• Tous ces tarifs s’entendent par personne. Il n’y a pas de tarif de groupe.

Les achats sont nominatifs, non cessibles et non remboursables. L’accès à l’espace est conditionné par un solde positif de tickets ou un abonnement au mois en cours de validité ainsi qu’à la possession d’une carte adhérent à l’association de l’année en cours.

Il est possible d’utiliser des ½ tickets. Par exemple : deux heures de présences sur deux après-midi comptent pour un ticket. Ce calcul est géré informatiquement et de manière automatique.

Ces différents accès donnent des droits aux personnes, mais aussi des devoirs exprimés ci-après.

Utilisation de l’espace et des services associés

Il n’y a pas de préposé au ménage : c’est l’affaire de tous les coworkers :****

****JE SALIS, JE NETTOIE.

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Tous les équipements sont disponibles : balai, pelle & balayette, aspirateur, éponge, serpillière, seau, produits d’entretien, etc.

• État et entretien des locaux

Le coworker s’engage à laisser son bureau et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible.

Les postes de travail n’étant pas privatifs, le coworker ne peut, en aucun cas, stocker dans l’espace ses effets personnels et/ou son matériel professionnel. A chaque fin de poste, la chaise doit être baissée et positionnée sous son bureau.

Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel expressément mis à disposition à cet effet.

Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés.

• Casiers de rangement

Des rangements sont mis à disposition des coworkers pour leur permettre de désencombrer l’espace de travail durant la journée. Ils n’ont pas pour vocation de servir de stockage à long terme.

D’autre part, les objets qui sont déposés dans ces casiers ou laissés ailleurs dans les locaux du Coworking, le sont aux risques et périls de leur propriétaire (voir paragraphe « assurances des biens et des personnes »).

• Gestion des présences

Le décompte des présences est basé sur un outil informatique détectant les machines des coworkers sur le réseau wifi du coworking. Le coworker doit donc exclusivement utiliser le réseau du coworking nommé “Wifi-du-Poulailler” et communiquer à l’association l’adresse physique de la carte réseau qu’il utilise pour s’y connecter. Notamment, les changements d’ordinateur doivent être notifiés.

• Réseau informatique

Le coworker s’engage à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers.

Un usage non équitable de la bande passante pourra entraîner des sanctions si les rappels à l’ordre qui en découlerait n’étaient pas suivis d’effet.

L’utilisation du protocole BitTorrent, même pour un transfert légal de fichiers, est strictement interdit.

Un usage illicite entraînera l’exclusion immédiate du coworker de l’Association Coworking Metz.

• Café, thé, tisanes, etc.

Une machine à café à grains et une bouilloire électrique sont à disposition des coworkers. Leur entretien sont à la charge des coworkers.

Les consommables (thé, café, tisane, sucre, etc.) sont achetés par l’association mais une participation financière vous sera demandée. Ces consommables ne sont pas compris dans notre offre tarifaire.

Les déchets issus de ces usages sont à trier comme les autres, suivant leur destination.

Les tasses sont à laver, la machine est à nettoyer, du liquide renversé doit être nettoyé.

• Écran

Un écran est mis à disposition sur chaque poste de travail. Cet équipement doit rester positionné sur son bureau et ne peut donc pas être déplacé.

• Imprimante

Un usage ponctuel et modéré de l’imprimante mise à disposition est proposé aux coworkers. Un fair-use de 30 pages par mois est octroyé.

Dans le cas de la nécessité d’usage plus intensif, vous devrez le signaler à l’association. Une participation sera alors demandée au coworker qui en exprimerait le besoin, et ce de manière à couvrir les consommables utilisés.

Dans tous les cas, l’usage de l’imprimante se fera de manière raisonnée en évitant tout gaspillage.

• Ouverture

Le premier coworker doit allumer les écrans situés dans le couloir et dans l’espace collaboratif et aérer quelques minutes l’espace de coworking en ouvrant les fenêtres.

• Fermeture

Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre écrans et lumières et s’assurer que les portes soient fermées à clé.

• Adresse de BLIIIDA

Il est interdit d’utiliser l’adresse postale du Coworking ou de BLIIIDA sur un support de communication (par exemple sur son site internet), à moins de disposer d’un contrat de domiciliation commerciale avec la SAEML Metz Technopôle.

Néanmoins, pour communiquer l’adresse de l’espace de coworking, il est possible d’utiliser la formulation suivante (sur son site internet, en pied de mail, etc.) :
“Me rencontrer à l’espace de coworking Le Poulailler :
7, avenue de Blida – 57000 Metz
Uniquement sur rendez-vous”

• Démarchage, prospection ou publicité

L’espace de coworking n’est pas un lieu de démarchage ou prospection commerciale.

Il n’est pas possible de faire sa publicité au travers de supports de communication (flyers, cartes de visite, etc.) qui seraient déposés dans l’espace. Tout support de communication trouvé dans l’espace finira à la poubelle.

Respect des personnes et des lieux

Le coworker s’engage à se comporter avec politesse et courtoisie.

Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente, avec une hygiène corporelle et vestimentaire acceptable et à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace de coworking et de BLIIIDA.

La carte d’accès fournie par l’espace de coworking n’est pas un moyen d’entrer sur le site BLIIIDA et ne donne pas le droit d’y circuler librement. Seul l’accès à l’espace de coworking Le Poulailler est autorisé.

L’espace de coworking n’est pas un lieu de démarchage ou de prospection commerciale.

Tout manquement fera l’objet d’un rappel au règlement et pourra entraîner des sanctions allant jusqu’à l’exclusion de l’association Coworking Metz.

• Travail en équipe

L’espace de coworking n’a pas vocation à accueillir dans son espace des structures constituées de plusieurs personnes. Le travail de groupe n’est pas autorisé autre que de manière ponctuelle et uniquement dans l’espace collaboratif. Les discussions sont à proscrire dans l’open space.

• Discussions

Le coworker s’engage à rester le plus discret possible dans l’open space et à maintenir un niveau sonore faible et favorable à la concentration des autres coworkers. Les discussions ne doivent pas s’éterniser.

• Téléphone

Les téléphones doivent impérativement fonctionner en mode silencieux ou sur vibreur.

Les appels téléphoniques sont à passer à l’extérieur de l’open space : la phone box, le patio, la racine, la terrasse… sont prévus à cet effet.

La prise d’appel est autorisée dans l’open space le temps de quitter l’espace pour continuer sa conversation.

• Notifications et sons divers

Les sons émanant des postes informatiques et smartphones sont également à proscrire (facebook, mails, SMS, vidéo…).

L’utilisation de casques est conseillée et doit se faire dans un volume respectueux de l’environnement proche.

• Nourriture, boisson et alcool

Pour conserver un état de propreté maximal de l’espace de coworking, toute nourriture est interdite (sandwiches, chips, barres chocolatées, confiserie, fruits, gâteaux et plus généralement tout ce qui pourrait être commestible) dans l’ensemble de l’espace de coworking (espace détente inclus). Une cantine prévue à cet effet est disponible dans le bâtiment.

La consommation de boisson est bien évidemment acceptée à condition de laisser les installations propres. S’assurer cependant de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents.

La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par l’association.

Il est possible à tous les membres de l’association d’utiliser le réfrigérateur du Coworking en veillant à ne pas le saturer et à n’y laisser aucune nourriture avariée ou vaisselle sale. Les éléments considérés comme insalubres seront jetés (y compris le contenant).

• Tabac et vapotage

L’espace de coworking tout comme l’ensemble des bâtiments du site BLIIIDA sont entièrement non-fumeur (en application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif). Le vapotage n’est pas toléré.

• Déchets

Un système de tri sélectif est en place dans l’espace de coworking et sur le site BLIIIDA. Veiller à respecter les consignes indiquées aux points de collecte.

• Animaux

Hors cadre légal (chien d’assistance ou élève chien-guide par exemple), les animaux ne sont pas acceptés dans l’espace de coworking.

• Assurances des biens et des personnes

Le matériel laissé dans les locaux de l’espace de coworking l’est sous la responsabilité de son propriétaire.

L’espace de coworking décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation.

Vos invités

L’accueil d’un public extérieur à des fins de réunion, groupe de travail, recrutement, entretien, famille, amis, etc. n’est pas possible au sein de l’espace de Coworking (ceci inclus les weekends, vacances, jours fériés, etc.).

Pour tout besoin exceptionnel d’accueil d’une personne extérieure à l’association, vous devrez vous rapprocher d’un membre du Conseil d’Administration (C.A.) ou en faire la demande par voie électronique, et ce à minima 72h avant la date souhaitée.

Le C.A. se réserve toutefois le droit d’accepter ou de refuser toute demande.

Une présentation spontanée d’un public extérieur sans demande préalable se verra systématiquement refusée.

Une salle de réunion est disponible à la location et à tarif préférentiel (facturée par l’association TCRM-BLIDA) et située dans l’enceinte de BLIIIDA (Hub Neo Business).

Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’enceinte de BLIIIDA  sont responsables du comportement de ceux-ci.

Travailler à Coworking

• Généralités

L’espace de coworking est destiné à accueillir des personnes travaillant principalement et physiquement seules, telles que des indépendants ou des télétravailleurs. Aussi, l’accès à l’espace de coworking pour les équipes est soumis aux règles exposées ci-après.

Par ailleurs, le Conseil d’Administration de l’association se réserve le droit de refuser ou d’exclure toute personne ou groupe de personnes n’entrant pas ou plus dans le cadre du projet associatif décrit en début de règlement et dans les statuts de l’Association Coworking Metz.

• Règles de l’open-space

L’espace est interdit aux équipes de plus de deux personnes travaillant pour la même structure, sauf exception et après demande formulée par écrit auprès du Conseil d’Administration et validée par celui-ci. Dans tous les cas, une demande préalable sera à formuler auprès de l’Association Coworking Metz.

Il est interdit de travailler de façon permanente avec un collègue, en étant par exemple à deux sur le même bureau. De même, comme il est précisé dans le paragraphe Discussions de la partie “Respect des personnes et des lieux”, les coworkers s’engagent à rester le plus discrets possible dans l’open space. Il n’est donc pas possible d’entretenir une discussion prolongée, en dehors de l’espace collaboratif prévu à cet effet.

• Règles de l’espace collaboratif

L’espace collaboratif est destiné au travail ponctuel et à plusieurs. Cet espace est mutualisé et donc accessible à l’ensemble des coworkers.

Par conséquent, il n’est pas possible d’occuper cet espace de manière régulière, prolongée ou exhaustive. Aucune privatisation n’est possible, exception faite des partenariats validés et décidés par le Conseil d’Administration.

De façon plus claire, il ne vous est pas possible de passer la majeure partie de votre journée dans cet espace.

Les appels ou les visioconférences ne peuvent pas être passés dans l’espace collaboratif. Les cabines téléphoniques sont prévues à cet effet.

De manière générale, il n’est pas possible de travailler seul sur un bureau dans cet espace, sauf en cas de forte affluence et décidé par le Conseil d’Administration.

• Règles d’utilisation des cabines téléphoniques

Les cabines téléphoniques sont mutualisées et donc accessibles à l’ensemble des coworkers.

Dès lors qu’un appel est terminé, l’espace doit être libéré. La ventilation et la lumière doivent être coupées et la porte doit rester ouverte pour permettre une aération avant accueil de l’utilisateur suivant.

• Règles d’utilisation de l’espace détente

L’espace détente n’est pas un espace de travail. Il est impossible de l’utiliser pour y passer un appel ou y travailler.

De façon générale, le niveau sonore restera maitrisé afin de ne pas empiéter sur le calme de l’open-space.

• Stagiaires / alternants

Un stage ou alternance peut se dérouler dans notre espace de coworking dans ces conditions :

• En amont de tout accueil, une demande doit être formulée auprès de l’association.
• Le maître de stage / alternant doit avoir fréquenté l’espace de Coworking au moins 30 journées au cours des 90 derniers jours. Dans le cas contraire, il ne lui sera pas possible d’accueillir de stagiaire.
• Le maître de stage / alternant doit être présent à minima l’équivalent de 50% du temps de présence du stagiaire. À défaut, le stagiaire / alternant ne pourra plus avoir accès à l’espace de coworking.
• L’entreprise paie pour l’abonnement du stagiaire / alternant (aucun fonctionnement dit « au ticket » n’est possible).
• Le stagiaire / alternant est un Coworker à part entière ce qui implique qu’il est soumis au règlement intérieur du Coworking et à la charte d’utilisation de l’espace Coworking.
• Au maximum, 1 stagiaire / alternant peut avoir le même référent.
• Au maximum, 3 stagiaires / alternants peuvent fréquenter l’espace de coworking en même temps.
• Au maximum, un stagiaire peut faire 1 stage par an pour la même entreprise. Il n’est pas donc pas possible de cumuler plusieurs stages consécutivement.

Les stagiaires / alternants doivent présenter leur convention intégralement renseignée par l’ensemble des parties au plus tard au premier jour de stage.

Dans tous les cas, l’association se réserve le droit de refuser toute demande, sans avoir à motiver sa décision.

Confidentialité

L’Association Coworking Metz s’engage à respecter la confidentialité, l’anonymat et la protection des données de tous ses membres.

Les données personnelles concernant les coworkers sont collectées à l’usage exclusif de l’association Coworking Metz notamment à des fins de facturation et de gestion des présences.

L’association Coworking Metz s’engage à ne jamais porter à la connaissance de tiers les informations nominatives communiquées par ses membres.

Conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les informations recueillies sont traitées dans le cadre de l’exécution des missions relatives aux activités de l’association Coworking Metz.